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About the Role

L’adjoint·e de circonscription joue un rôle essentiel dans le bon fonctionnement quotidien du bureau de circonscription en assumant diverses responsabilités liées au traitement des dossiers des citoyens, aux tâches administratives et au service à la clientèle. En tant que premier point de contact des citoyens, vous répondrez à leurs demandes de renseignements et les aiderez à obtenir du soutien concernant les programmes et services fédéraux, tout en veillant à offrir un service de qualité à la communauté. En étroite collaboration avec la députée et l’équipe du bureau, vous contribuerez à la gestion de la correspondance, au traitement des dossiers des citoyens, aux communications, à la coordination de l’horaire et aux activités de sensibilisation communautaire. Par votre travail, vous contribuerez à faire avancer les priorités de la députée et à renforcer la capacité du bureau à offrir aux citoyens un service efficace, réactif et adapté à leurs besoins.

Responsibilities

Agir comme premier point de contact pour les citoyens et leur fournir de l’information, des conseils et du soutien, en personne, par téléphone et par écrit, concernant les programmes et services fédéraux, notamment en matière d’immigration, d’Agence du revenu du Canada et de Sécurité de la vieillesse.
Gérer les dossiers des citoyens, en assurer le suivi et effectuer les relances nécessaires, notamment en communiquant avec les ministères et organismes gouvernementaux afin de favoriser le règlement des dossiers dans les meilleurs délais.
Rédiger les réponses à la correspondance des citoyens, notamment les courriels et les lettres portant sur les enjeux de la circonscription et le suivi des dossiers.
Gérer et prioriser les courriels, la correspondance et les autres communications de la députée.
Coordonner l’horaire de la députée, notamment les rendez-vous, les réunions, les événements et les déplacements.
Préparer la correspondance, les documents d’information et les autres documents destinés aux citoyens, aux intervenants et aux représentants du gouvernement.
Fournir un soutien administratif pour assurer le bon fonctionnement du bureau de circonscription, notamment la saisie de données, la tenue des dossiers, le classement et les tâches générales de bureau.
Contribuer aux initiatives de sensibilisation communautaire, aux projets spéciaux, aux activités de mobilisation des intervenants et aux événements organisés dans la circonscription.

Requirements

Expérience de travail dans un environnement de bureau, notamment en soutien administratif ou à la réception.
Expérience en service à la clientèle auprès du public.
Expérience dans la gestion de plusieurs tâches simultanément et l’établissement des priorités, ainsi que capacité à faire preuve de souplesse et à s’adapter rapidement à différentes situations.
Expérience dans la rédaction de correspondance et la tenue de dossiers dans un milieu professionnel.
Solides compétences informatiques, notamment une bonne maîtrise de la suite Microsoft Office.
Connaissance de la circonscription de London-Ouest.
Connaissance du système parlementaire canadien et des enjeux fédéraux actuels.
Expérience en gestion de dossiers, en services aux citoyens ou en activités de sensibilisation communautaire.

Skills

Service à la clientèle
Gestion de plusieurs tâches
Établissement des priorités
Souplesse
Adaptabilité
Rédaction de correspondance
Tenue de dossiers
Compétences informatiques
Maîtrise de la suite Microsoft Office
Communication
Résolution de problèmes
Sensibilisation communautaire

Location

London-Ouest

Work Type

Temps plein

Education Level

Études postsecondaires dans un établissement reconnu OU combinaison acceptable d’études, de formation et d’expérience pertinente.

About the Company

Le bureau de l’honorable Arielle Kayabaga, députée de London-Ouest, est actuellement à la recherche de personnes qualifiées pour pourvoir deux postes d’adjoint·e de circonscription.
Travailler au bureau de l’honorable Arielle Kayabaga représente une occasion unique d’avoir une incidence positive et concrète au sein de la communauté. Chaque jour offre de nouvelles possibilités d’aider les citoyens, de tisser des liens avec les organismes communautaires et de contribuer à des initiatives qui améliorent la vie des Canadiens et des Canadiennes. Dans le cadre de ce poste, vous acquerrez une expérience précieuse en organisation, en communication, en résolution de problèmes et en sensibilisation communautaire.

Equal Opportunity

Les député·e·s sont des employeur·e·s individuel·le·s qui sont responsables du recrutement, de l’embauche et de la gestion des employé·e·s qui les aident à remplir leurs fonctions parlementaires. Les exigences opérationnelles varient d’un bureau de député à l’autre.
Si vous avez une demande d’adaptation, avez besoin de matériel dans un format accessible ou d’un soutien supplémentaire dans le cadre du processus de candidature, veuillez communiquer avec les Services de recrutement et de sélection à [email protected].
Nous remercions toutes les candidates et tous les candidat·e·s de leur intérêt; toutefois, seules les personnes dont la candidature sera retenue pour une entrevue seront contactées.
Les candidat·e·s peuvent être contacté·e·s à tout moment pour une évaluation plus approfondie.