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About the Role
Santé Ontario recherche un(e) adjoint(e) administratif(ve) proactif(ve) et très organisé(e) pour fournir un soutien fiable aux directeurs, aux gestionnaires et à leurs équipes. Dans ce rôle, vous contribuerez à faire avancer les priorités en coordonnant les réunions, en gérant les documents et les sites SharePoint, en soutenant les activités d'intégration, en préparant le matériel et en assurant un suivi en temps opportun sur un éventail de projets et de programmes. Il s'agit d'une opportunité pour un professionnel rigoureux et attentif aux détails, qui s'épanouit dans un environnement dynamique, tisse des relations solides et est fier de permettre aux équipes de travailler efficacement.
Responsibilities
- Fournir un soutien administratif au quotidien, notamment la gestion de l'agenda, l'organisation des réunions, la préparation des déplacements, le traitement des notes de frais et la coordination des ressources du bureau.
- Préparer, relire, compiler et tenir à jour les documents, présentations, graphiques, plans de projet, dossiers, systèmes de classement et le contenu SharePoint.
- Coordonner les réunions de division et d'équipe en rassemblant les points à l'ordre du jour, en préparant le matériel, en rédigeant les comptes rendus, en assurant le suivi des actions et en garantissant un suivi en temps opportun.
- Recevoir, évaluer, prioriser et répondre aux demandes de renseignements, aux correspondances et au courrier entrant, internes et externes, en signalant les problèmes aux niveaux supérieurs le cas échéant.
- Favoriser une collaboration efficace avec les parties prenantes internes et externes en partageant l'information, en résolvant les problèmes et en aidant les équipes à rester organisées et alignées.
- Contribuer à l'intégration des nouveaux collaborateurs et au bon fonctionnement des bureaux en veillant à ce que les nouveaux employés et les consultants disposent du matériel, des fournitures, des accès et des informations dont ils ont besoin.
- Gérer les priorités concurrentes avec précision, discrétion et bon sens, tout en respectant les délais et en répondant aux besoins des projets ou des programmes selon les besoins.
Requirements
- Diplôme de fin d'études secondaires ou supérieures en gestion administrative, en gestion d'entreprise, en commerce ou équivalent reconnu.
- Environ deux ans d'expérience avérée dans le domaine administratif ou dans le soutien à des programmes, notamment en matière de coordination de tâches, de gestion de l'information et d'assistance à un responsable, à une équipe ou à un programme; des combinaisons équivalentes de formation, d'expérience et de diplômes peuvent être prises en compte.
- Capacité avérée à travailler efficacement sous pression, à faire preuve de bon sens et à réagir avec professionnalisme face à des situations difficiles.
- Solides compétences en matière d'analyse, de recherche et de résolution de problèmes, ainsi que la capacité à synthétiser et à présenter clairement des informations.
- Expérience en matière de soutien administratif complet à un responsable, une équipe ou un programme, notamment grâce à l'utilisation de Microsoft Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, Teams et du matériel de bureau standard.
- Excellentes compétences en matière d'organisation et de gestion du temps, avec la capacité de gérer des priorités concurrentes.
- Excellentes aptitudes relationnelles, de service à la clientèle et de communication, avec une approche professionnelle et réactive.
- Permis de conduire valide et accès à un véhicule, car des déplacements occasionnels peuvent être nécessaires pour les activités de SO Est.
- La maîtrise de l’anglais et du français est considérée comme un atout.
Skills
- Gestion de l'agenda
- Organisation des réunions
- Préparation des déplacements
- Traitement des notes de frais
- Coordination des ressources du bureau
- Préparation de documents
- Relecture de documents
- Compilation de documents
- Mise à jour de documents
- Gestion de présentations
- Gestion de graphiques
- Gestion de plans de projet
- Gestion de dossiers
- Gestion de systèmes de classement
- Gestion de contenu SharePoint
- Coordination des réunions de division
- Coordination des réunions d'équipe
- Rédaction de comptes rendus
- Suivi des actions
- Réponse aux demandes de renseignements
- Gestion de correspondances
- Gestion du courrier entrant
- Collaboration avec les parties prenantes internes
- Collaboration avec les parties prenantes externes
- Résolution de problèmes
- Intégration des nouveaux collaborateurs
- Gestion des priorités concurrentes
- Microsoft Word
- Microsoft Excel
- Microsoft PowerPoint
- Microsoft SharePoint
- Microsoft Teams
- Utilisation de matériel de bureau standard
- Anglais
- Français
Location
- Ontario
Work Type
- En présentiel
- Permanent
- Temps plein
Experience Level
- Environ deux ans d'expérience avérée dans le domaine administratif ou dans le soutien à des programmes
Education Level
- Diplôme de fin d'études secondaires ou supérieures en gestion administrative, en gestion d'entreprise, en commerce ou équivalent reconnu.
Salary/Compensations
- Échelle salariale: 2
Benefits
- Une couverture santé complète dès le premier jour, avec des prestations médicales, dentaires et optiques entièrement prises en charge pour vous et votre famille
- Des comptes de dépenses flexibles pour les soins de santé ou le bien-être, ainsi qu'un programme inclusif pour soutenir votre bien-être.
- Un régime de retraite préférentiel à prestations déterminées, assurant une sécurité financière à long terme
- Un droit à des congés compétitifs qui donnent le temps de se ressourcer
- Trois jours personnels et deux jours flottants par an, offrant ainsi une flexibilité favorisant l'équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle, en plus des jours de congés
- Des opportunités de formation continue et de développement de carrière conçues pour vous aider à progresser, à évoluer et à vous épanouir dans votre profession.
About the Company
- À Santé Ontario, nous sommes résolus à bâtir une solide culture organisationnelle qui unifie et responsabilise tous les membres de notre équipe à travers la province.
- Notre vision est qu'ensemble, nous serons des responsables en matière de santé et de bien-être pour tous.
- Notre mission est d'interconnecter le système de santé afin de favoriser l'amélioration et l'équité des résultats, des expériences et de la valeur en matière de santé.
- Notre façon de travailler ensemble se reflète dans nos cinq valeurs, l'intégrité, l'inspiration, la ténacité, l'humilité et l'attention.