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About the Role

Als Persönliche Assistenz bist Du weit mehr als eine organisatorische Unterstützung – Du bist eine zentrale Vertrauensperson der Geschäftsführung und gestaltest organisatorische Abläufe eigenverantwortlich mit. Dein Anspruch ist es, der Geschäftsführung den Rücken freizuhalten, indem Du Themen eigenständig steuerst, Verantwortung übernimmst und Lösungen entwickelst, bevor Herausforderungen entstehen.

Responsibilities

• Eigenverantwortliche Steuerung des beruflichen Kalenders sowie Koordination ausgewählter privater Termine der Geschäftsführung
• Planung, Koordination, Begleitung und Nachbereitung nationaler und internationaler Geschäftsreisen einschließlich aller erforderlichen Reiseformalitäten
• Proaktive Überwachung von Fristen, Wiedervorlagen und organisatorischen Anforderungen
• Vorfilterung, Priorisierung und Koordination der internen und externen Kommunikation
• Eigenverantwortliche Steuerung organisatorischer Abläufe sowie Verantwortung für die vollständige Umsetzung von Aufgaben und Prozessen
• Koordination interner und externer Ansprechpartner sowie Dienstleister
• Weiterentwicklung effizienter Abläufe, Standards und Routinen
• Übernahme organisatorischer Sonderaufgaben und vertraulicher Angelegenheiten
• Vorausschauendes Erkennen organisatorischer Herausforderungen sowie Entwicklung pragmatischer Lösungen, bevor Probleme entstehen

Requirements

• Mehrjährige Berufserfahrung als Persönliche Assistenz oder Assistenz der Geschäftsführung
• Hervorragendes Organisationsgeschick sowie eine strukturierte, eigenverantwortliche und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Hands-on-Mentalität sowie Freude daran, Verantwortung zu übernehmen und Dinge eigenständig voranzubringen
• Absolute Diskretion, Loyalität und ein hohes Verantwortungsbewusstsein
• Kommunikationsstärke, Serviceorientierung und ein souveränes Auftreten
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie ein sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen
• Hohe zeitliche Flexibilität sowie die Bereitschaft, die Geschäftsführung bei Bedarf auch außerhalb üblicher Bürozeiten organisatorisch zu unterstützen
• Du verstehst Deine Rolle nicht darin, Aufgaben einfach abzuarbeiten, sondern Verantwortung zu übernehmen und der Geschäftsführung den organisatorischen Rücken freizuhalten.
• Du wartest nicht darauf, dass Aufgaben an Dich herangetragen werden – Du erkennst Handlungsbedarf selbstständig, handelst proaktiv und bringst Themen eigenverantwortlich voran.
• Du denkst Aufgaben ganzheitlich, setzt Prioritäten mit Augenmaß und bringst Themen konsequent bis zum Abschluss.
• Dabei triffst Du Entscheidungen im Rahmen Deiner Verantwortung eigenständig und weißt, wann Du selbst handeln kannst und wann eine Abstimmung erforderlich ist.
• Neue Herausforderungen schrecken Dich nicht ab.
• Wenn Du etwas noch nicht weißt, arbeitest Du Dich eigenständig ein und findest eine Lösung.
• Du handelst pragmatisch, behältst auch in dynamischen Situationen den Überblick und überzeugst mit der nötigen Durchsetzungskraft.
• Vertrauen, Diskretion und absolute Verlässlichkeit sind für Dich selbstverständlich.

Skills

• Organisationsgeschick
• Strukturierte Arbeitsweise
• Eigenverantwortliche Arbeitsweise
• Lösungsorientierte Arbeitsweise
• Hands-on-Mentalität
• Verantwortungsbewusstsein
• Kommunikationsstärke
• Serviceorientierung
• Souveränes Auftreten
• Deutschkenntnisse
• Englischkenntnisse
• Umgang mit Microsoft-Office-Anwendungen
• Zeitliche Flexibilität
• Proaktivität
• Ganzheitliches Denken
• Durchsetzungskraft

Experience Level

• Mehrjährige Berufserfahrung

Benefits

• Eine verantwortungsvolle Vertrauensposition in direkter Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• Eigenverantwortliches Arbeiten mit kurzen Entscheidungswegen
• Ein abwechslungsreiches und internationales Arbeitsumfeld
• Viel Gestaltungsspielraum und ein hohes Maß an Vertrauen
• Zugang zu einem vielfältigen Angebot an Konzerten, Kultur und Musik
• Teilnahme am Firmenfitnessprogramm oder Nutzung eines Deutschlandtickets