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About the Role

L'adjointe de direction ou l'adjoint de direction joue un rôle clé dans le soutien de l’efficacité des leaders de l’équipe. La personne choisie fournira un soutien de haute qualité en matière de gestion du calendrier, des réunions, des déplacements et de la coordination, tout en aidant l’ensemble de la fonction d’audit interne à rester organisée, connectée et concentrée sur les priorités clés.

Responsibilities

• Offrir un soutien administratif et en matière de coordination à la première vice-présidente ou au premier vice-président, Audit interne en l’aidant à rester organisé, préparé et au fait des priorités clés de l’équipe.
• Assurer le bon fonctionnement de la fonction d’audit interne en collaboration avec la première vice-présidente ou le premier vice-président et, dans la mesure où les capacités le permettent, apportera également son soutien à la vice-présidente ou au vice-président et aux trois administratrices ou administrateurs quant à la gestion de leur calendrier, de leurs dépenses et de leurs déplacements.
• Apprendre à connaître la fonction, comprendre comment les tâches s’articulent au sein de l’équipe et assumer des responsabilités de coordination plus étendues à mesure que le poste évolue.
• Identifier les possibilités d’améliorer les processus administratifs, les pratiques de coordination et les méthodes de travail.
• Planifier de manière proactive le calendrier de la semaine à venir, notamment en repérant les conflits d’horaires, les préparatifs nécessaires, les déplacements à prévoir et les points à suivre.
• Coordonner les réunions, les forums d’équipe, les assemblées générales, les séances externes et les activités fonctionnelles, notamment en ce qui concerne les calendriers, les documents, la logistique et le suivi.
• Assurer un suivi proactif des priorités, des échéances, des décisions, des contributions requises et des mesures à prendre afin que les leaders soient toujours prêts et que les travaux progressent.
• Coordonner les déplacements, y compris les réservations, les dépenses, les itinéraires et les documents pertinents.
• Tenir à jour les dossiers, les documents et les répertoires d’information avec exactitude, discrétion et souci de la confidentialité.
• Nouer de solides relations de travail avec les leaders, les adjoints de direction, les collègues de l’administration et les principaux partenaires.

Requirements

• Diplôme d’études secondaires, ainsi qu’au moins 5 ans d’expérience en administration ou en bureautique, y compris une expérience du soutien de cadres supérieurs ou d’une équipe de direction plus large
• Maîtrise de Microsoft Office et des outils de collaboration, notamment Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams et SharePoint
• Solides compétences en gestion de calendrier, y compris l’anticipation des conflits d’horaire et la préparation des leaders
• Solides compétences en communication écrite et orale, et capacité à traiter des renseignements confidentiels avec discrétion
• Sens aigu de l’organisation, fiabilité et capacité à hiérarchiser les demandes concurrentes dans un environnement en évolution
• Aisance à apprendre à utiliser de nouveaux outils et technologies, notamment Microsoft Copilot et des outils qui utilisent l’IA, afin d’améliorer l’organisation, la coordination et les méthodes de travail
• Maîtrise des deux langues officielles
• Achèvement d’études postsecondaires (diplôme universitaire de premier cycle ou diplôme d’études collégiales)
• Envie d’acquérir une compréhension approfondie du fonctionnement de l’équipe et de la soutenir en faisant preuve d’une grande excellence en matière d’administration et de coordination
• Être en mesure de travailler légalement au Canada
• Satisfaire aux exigences de sécurité du gouvernement

Skills

• Gestion de calendrier
• Coordination
• Microsoft Office
• Outlook
• Word
• Excel
• PowerPoint
• Teams
• SharePoint
• Microsoft Copilot
• IA
• Communication écrite
• Communication orale
• Organisation
• Fiabilité
• Hiérarchisation des demandes

Location

• Ottawa
• Toronto

Work Type

• Hybride
• Affectation permanente

Experience Level

• 5 ans d’expérience en administration ou en bureautique
• Soutien de cadres supérieurs ou d’une équipe de direction plus large

Education Level

• Diplôme d’études secondaires
• Études postsecondaires (diplôme universitaire de premier cycle ou diplôme d’études collégiales)

Salary/Compensations

• 58 189 $ à 77 586 $

Benefits

• Régime de rémunération et d’avantages sociaux concurrentiel
• Bonne conciliation travail-vie personnelle
• Trois à quatre semaines de vacances
• Période de fermeture
• Vendredis d’été raccourcis
• Vendredis sans réunion
• Opportunités d’apprentissage continu
• Programmes de formation
• Ateliers
• Formation linguistique
• Milieu de travail diversifié et inclusif
• Initiatives de bien-être
• Aide à la santé mentale
• Programmes de conditionnement physique
• Activités de bénévolat
• Programmes de responsabilité sociale
• Aide à la réinstallation

About the Company

• À EDC, nous aidons les entreprises canadiennes à réussir à l’étranger. Nous leur offrons les outils financiers et l’expertise dont elles ont besoin pour explorer de nouveaux marchés et réduire les risques, dans un seul but : bâtir un Canada et un monde meilleurs grâce au commerce.
• À Exportation et développement Canada (EDC), nous aidons les entreprises canadiennes à réussir à l’étranger. En tant que société d’État à vocation financière, EDC propose des solutions financières innovantes et des conseils d’experts pour aider les entreprises à explorer de nouveaux marchés, à atténuer leurs risques et à se développer.

Equal Opportunity

• Exportation et développement Canada (EDC) s’engage à favoriser l’équité en matière d’emploi et à constituer une main-d’œuvre diversifiée. Elle s’engage à créer un environnement sûr et inclusif qui respecte les personnes de toutes les origines, aptitudes et compétences. EDC favorise une culture d’inclusion et d’appartenance où chaque personne a des chances égales de se perfectionner, de se développer, de réussir et de réaliser son plein potentiel.
• EDC reconnaît que le fait de divulguer la nécessité de prévoir des mesures d’adaptation peut être une question personnelle. Sachez qu’en tant qu’organisation, nous nous engageons à respecter la confidentialité et à veiller à ce que toutes les mesures d’adaptation fournies soient adaptées à vos besoins. Notre objectif est de vous garantir une expérience positive et satisfaisante tout au long du processus de recrutement. N’hésitez donc pas à nous contacter directement pour toute demande d’adaptation à l’adresse accessibility@edc.ca. Nous sommes là pour vous aider à chaque étape du processus.